Politica de confidențialitate

1. Cine suntem

Operatorul datelor este VAULT APPS SRL, CUI 37880060, J29/1679/2017, cu sediul în Str. Cireșoaia nr. 15, Ploiești, jud. Prahova, România. Defneo este marca sub care oferim platforma.

Pentru orice întrebare despre datele tale ne scrii la office@vaultapps.ro. Nu avem obligația legală de a numi un responsabil cu protecția datelor (DPO); solicitările sunt tratate direct de conducerea companiei.

Pentru datele pe care clienții le încarcă în Defneo Cloud (registre de conformitate, inventarul agenților etc.) nu suntem operator, ci persoană împuternicită: clientul decide. Acea relație e descrisă în Acordul de prelucrare a datelor (DPA).

2. Site-ul și formularele

Formularele de pe site (verificarea încadrării NIS2, lista de verificare, newsletter, cererea de demo) colectează, după caz: e-mail, nume, companie, telefon, CUI, sector, mărime, infrastructura descrisă de tine, limba și rezultatul verificării. Le folosim ca să-ți trimitem rezultatul cerut și să te contactăm despre Defneo.

Temei: demersurile înainte de un contract, la cererea ta (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR) pentru demo și rezultate; consimțământul tău (lit. a) pentru newsletter, pe care îl poți retrage oricând; interesul legitim (lit. f) de a răspunde unei solicitări comerciale.

Datele din formulare sunt transmise instrumentului nostru de gestiune a contactelor (CRM). Pentru protecția împotriva abuzului, adresa IP e ținută doar în memorie, câteva minute, pentru limitarea numărului de cereri. Păstrăm datele de contact cel mult 24 de luni de la ultima interacțiune sau până ne ceri ștergerea.

Butonul de programare a unei discuții e un link către Calendly; datele introduse acolo sunt prelucrate de Calendly conform politicii proprii.

3. Cookie-uri și analiză

Folosim Google Analytics 4 DOAR dacă alegi „Accept” în fereastra de consimțământ. Până atunci scriptul nu se încarcă deloc. Scopurile publicitare (ad_storage, ad_user_data, ad_personalization) sunt dezactivate și în cazul acceptului. Temei: consimțământul (art. 6 alin. 1 lit. a GDPR și art. 4 alin. 5 din Legea 506/2004).

Alegerea ta e păstrată în browser (localStorage, cheia „defneo-consent”). O poți schimba din „Setări cookie-uri” din subsolul paginii; la retragere ștergem cookie-urile _ga, _ga_* și _gid și reîncărcăm pagina.

Contul Defneo folosește un singur cookie strict necesar, „dfn_acct” (sesiunea de autentificare, HttpOnly, Secure, 30 de zile), care nu cere consimțământ. Fonturile site-ului sunt găzduite de noi — nu se încarcă nimic de la Google Fonts.

4. Contul Defneo

Contul nu are parolă: te autentifici cu un cod unic trimis pe e-mail, valabil 10 minute, de cel mult 5 încercări. Păstrăm: adresa de e-mail, limba, versiunea termenilor acceptați, starea contului, data creării și a ultimei autentificări; pentru fiecare cod și sesiune — un rezumat criptografic (nu codul în clar), adresa IP și momentul.

Temei: executarea contractului (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR) pentru cont și serviciile din el; interesul legitim (lit. f) pentru adresele IP ale autentificărilor, folosite la limitarea abuzului și investigarea incidentelor de securitate.

Codurile sunt trimise printr-un furnizor de livrare e-mail (SMTP). Datele contului le păstrăm cât timp contul există; la cererea ta de ștergere, contul și datele asociate sunt șterse în cel mult 30 de zile, cu excepția celor pe care legea ne obligă să le păstrăm (de exemplu documente contabile).

5. Defneo Community și raportarea instalării

La înregistrarea pentru ediția Community păstrăm e-mailul de companie, organizația, limba, momentul și adresa IP a înregistrării, plus rezumate criptografice ale linkului de confirmare și ale tokenului de instalare. Le folosim ca să-ți livrăm tokenul și să protejăm serviciul de abuz (contract și interes legitim).

Dacă instalarea eșuează, scriptul de instalare ne trimite implicit un raport de diagnostic: pasul și motivul eșecului, versiuni (sistem, kernel, Docker), memorie, porturi ascultate, starea containerelor și ultimele rânduri din jurnalele de instalare, cu secretele mascate. Scopul e să reparăm instalarea (interes legitim). Raportarea se oprește cu opțiunea --no-report sau DEFNEO_NO_REPORT=1. Rapoartele se șterg automat după 90 de zile.

6. Site Shield și feed-ul de amenințări

Site Shield și instalările Defneo care aleg să contribuie trimit către serverul nostru de feed adresele IP care au atacat un site, cu regula declanșată, momentul și, pentru Site Shield, calea cererii de atac. Rapoartele Site Shield conțin și statistici agregate de trafic, inventarul CMS și al plugin-urilor site-ului. Pluginul WordPress nu trimite nimic până nu introduci un token și are buton de oprire a partajării.

Temei: interesul legitim de a asigura securitatea rețelelor și a informațiilor (art. 6 alin. 1 lit. f și considerentul 49 GDPR). O adresă IP intră în feed-ul public doar după ce e raportată independent de mai multe surse. Detaliile atacurilor se șterg după 90 de zile, contribuțiile la feed după 30 de zile.

Mail Shield (în Site Shield) analizează e-mailurile în contul tău de hosting și nu trimite conținutul, subiectul sau destinatarii mesajelor în afara lui.

7. Defneo Cloud

Pentru contul Cloud prelucrăm ca operator: e-mailul titularului și al membrilor invitați, rolurile lor și jurnalul de autentificare. Datele pe care le introduci în spațiul de lucru (conformitate, inventar, furnizori, cursanți, agenți) le prelucrăm doar ca persoană împuternicită, conform DPA-ului, într-o schemă de bază de date separată pentru fiecare client.

8. Jurnale de securitate

Serverele noastre înregistrează, pentru fiecare cerere, adresa IP, data, calea, codul de răspuns, user-agent-ul și referrer-ul, ca să detectăm și să blocăm atacurile (interes legitim). Jurnalele se rotesc automat și sunt păstrate de regulă câteva săptămâni; alertele de securitate, 14 zile.

9. Cui transmitem datele și unde sunt

Serviciile Defneo rulează pe servere operate de noi, în România. Nu vindem date și nu le folosim pentru publicitate.

• furnizorul de livrare e-mail, pentru codurile de autentificare și mesajele de serviciu;
• instrumentul nostru de gestiune a contactelor (CRM), pentru datele din formulare și clienți;
• Google Ireland Ltd., doar pentru Google Analytics și doar cu consimțământul tău; Google poate transfera date în SUA în baza Cadrului UE-SUA privind confidențialitatea datelor;
• autorități publice, doar când legea ne obligă.

10. Drepturile tale

Ai dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate și opoziție (inclusiv la prelucrările pe interes legitim), precum și dreptul de a-ți retrage consimțământul oricând, fără a afecta prelucrarea anterioară. Scrie-ne la office@vaultapps.ro; răspundem în cel mult o lună.

Poți depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, București, www.dataprotection.ro.

Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice asupra ta. Serviciile nu se adresează copiilor.

11. Modificări

Când schimbăm ce date prelucrăm, actualizăm această pagină și versiunea de mai sus; pentru schimbări importante îi anunțăm pe titularii de cont prin e-mail.